Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist der im Impressum genannte Anbieter von AuftragsPro.

Kontakt für Datenschutzanfragen: support@auftragspro.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Plattform (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Registrierung, Authentifizierung und Mandantenverwaltung (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungen, Projekten und Kundenstammdaten im Auftrag des Mandanten (Verarbeitung im Auftrag des Mandanten, Art. 28 DSGVO)
• Sicherheit, Missbrauchsprävention und Audit-Logging (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

3. Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Anschrift, Steuer- und USt-IdNr.
• Nutzerkonten: Rollen, Login-Zeitpunkte, Passwort-Hashes (bcrypt), Sitzungsinformationen (HttpOnly-Cookie)
• Geschäftsdaten: Kunden-, Projekt-, Angebots-, Rechnungs- und Mahndaten, Briefe, Zeiterfassung, Belege
• Technische Daten: IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-Metadaten in Server-Logs (begrenzte Speicherdauer)

4. Empfänger und Subprozessoren

Das Hosting und die Datenbank-Infrastruktur befinden sich in Deutschland. Zugriff auf Daten haben ausschließlich berechtigte Mitarbeiter des Anbieters im Rahmen des technischen Betriebs und Supports.

Mit Mandanten, die AuftragsPro nutzen, wird bei Bedarf ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Weitergabe an Drittländer außerhalb der EU erfolgt nicht, sofern nicht ausdrücklich mit Ihnen vereinbart.

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Geschäftsdokumente (z. B. Rechnungen) können gemäß handels- und steuerrechtlicher Vorgaben bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

Mandanteninhaber können die vollständige Löschung ihres Mandanten in den Einstellungen anfordern (Funktion „Mandant löschen“ / Tenant-Erasure). Dabei werden mandantengebundene Daten gemäß der definierten Löschreihenfolge entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Betroffenenrechte

Sie haben folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Wenden Sie sich für die Ausübung Ihrer Rechte an support@auftragspro.de. Nutzer innerhalb eines Mandanten wenden sich zusätzlich an ihren Mandanten-Administrator.

7. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts oder des Sitzes des Verantwortlichen.

8. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen, darunter verschlüsselte Passwortspeicherung (bcrypt), mandantenisolierte Datenzugriffe, HttpOnly-Sitzungscookies, Rate-Limiting bei Anmeldung und authentifizierte Dateizugriffe über die API.

9. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann bei rechtlichen oder technischen Änderungen angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser URL abrufbar.